COSA E' IL DPS: E' l'unico documento in grado di attestare l'adeguamento della struttura alla normativa sulla tutela dei dati personali. Deve essere redatto entro il 31 dicembre 2005(Proroga 31/03/2006). Il DPS è un manuale di pianificazione della sicurezza dei dati in azienda: descrive come si tutelano i dati personali di dipendenti, collaboratori, clienti, utenti, fornitori ecc. in ogni fase e ad ogni livello (fisico, logico, organizzativo) e come si tuteleranno in futuro (programmazione, implementazione misure, verifiche, analisi dei risultati ecc.). In ogni caso si tratta di un consistente piano di gestione della sicurezza, disponibilità ed integrità dei dati, avente data certa a prova formale dell'adeguamento sostenuto. Il numero delle pagine di un manuale medio è di 150 pagine. Manuali inconsistenti e improvvisati di 10-15 pagine, non solo sono carta straccia e delle inutili perdite di tempo e soldi, ma non servono a niente ai fini dell'adeguamento e della garanzia in caso di controlli.

SCOPO DEL DPS: descrivere la situazione attuale (analisi dei rischi, distribuzione dei compiti, misure approntate, distribuzione delle responsabilità ecc.) ed il percorso di adeguamento prescelto dalla struttura per adeguarsi alla normativa privacy.

TEMPI DI STESURA DEL DPS: certamente non ci si mette a norma in un giorno, come si legge su certi siti... il documento programmatico richiede una attenta valutazione della situazione aziendale e dei trattamenti effettuati. Per questo motivo i tempi di stesura del DPS variano da tre settimane a due mesi, mentre la nostra consulenza privacy dura per un intero anno.

PRECISAZIONI: il documento deve avere data certa e deve essere aggiornato annualmente. Il testo unico impone come data per la redazione e l'aggiornamento il 31 marzo di ogni anno, solo per questo anno il termine è stato prorogato.. Si consiglia di non aspettare l'ultimo mese utile per la messa in regalo della vostra struttura, perché potrebbe non bastare.

Una copia del DPS deve essere custodita presso la sede per essere consultabile e deve essere esibita in caso di controlli.

Una documentazione in linea con la norma BS7779 e le linee guida ISO 17799:2000 permette di costruire e mantenere nel tempo i processi che determinano e definiscono ruoli, responsabilità e procedure conformi agli obiettivi del Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni.

Il titolare del trattamento deve dare conto nella relazione accompagnatoria del bilancio aziendale annuale dell'avvenuta redazione/aggiornamento del DPS.